Eventmarketing via Social Media

11 apr 2017

Heb je een event gepland? Promoot deze zeker op Social Media om zo het succes van je event aanzienlijk te vergroten. We geven je graag een aantal tips mee over hoe je eventmarketing via Social Media aanpakt.

Welk event je ook organiseert, Social Media is een ideale manier om je doelgroep aan te spreken, hun interesse te wekken, ze te triggeren en vervolgens levendig te houden.

Begin bij het begin, it all starts with a plan
Een goed doordacht plan met duidelijke doelen en strategie zijn cruciaal om een maximaal rendement uit je eventpromotie te halen. Wat wil je bereiken, wie wil je bereiken en hoe ga je dit doen? Eens dat in kaart is gebracht is het een kwestie van plannen. Door het creëren van een retroplanning kun je bepalen wanneer er gestart dient te worden met welke activiteiten. Organiseer je een klein event? Dan kun je gemiddeld 8 weken voorbereidingstijd aanhouden. Voor een groot event is dit al gauw boven de 6 maanden tot een jaar. Sommige jaarlijkse evenementen starten direct met het organiseren van een nieuw event van zodra de huidige is gerealiseerd.

Tip 1: Gebruik de juiste kanalen
Gebruik de juiste mix aan kanalen. Op welke social mediakanalen is je doelgroep aanwezig? Welke kanalen passen bij de gestelde doelen? Welk mediabudget is er aanwezig? En heel belangrijk, hoe past dit allemaal binnen het team dat de kanalen gaat beheren?

Bekijk waar je doelgroep zich bevindt, welke doelen verwezenlijkt moeten worden en welke kanalen daarbij passen. Ieder Social Media kanaal biedt verschillende mogelijkheden. Ga dus zeker na welk kanaal het beste aansluit bij de opzet die je voor ogen hebt en welke specifieke mogelijkheden ze bieden voor de promotieactiviteiten. Kanalen waarop er reeds een sterke aanwezigheid is opgebouwd behoren uiteraard tot de mix aan kanalen. Mogelijk zijn er ook andere kanalen die je specifiek voor je event wilt gaan inzetten. Zo kun je de voor jouw event perfecte mix aan kanalen samenstellen.

Tip 2: Gebruik de juiste tone-of voice en hashtags
Zorg ervoor dat je je doelgroep op de juiste manier aanspreekt en zorg dat dit ook past binnen de manier waarop het bedrijf communiceert. Stel een copywriting profiel op specifiek voor Social Media. Hierin leg je de basiszaken vast: positionering, brand values, tone-of-voice en welke hashtags je gaat inzetten.

Social Media Hashtag
Ga hier niet te makkelijk doorheen. Je hebt sowieso een sterke hashtag nodig die de core van je event duidelijk weergeeft, maar ook herkenbaar is en makkelijk te onthouden. Belangrijk dat je deze hashtag overal gebruikt. Deze ‘core hashtags’ kun je aanvullen met subhashtags en populaire hashtags die vooral volume genereren. De opbouw van je hashtags en het maximale aantal dat je per kanaal gaat inzetten, staat ook beschreven in je profiel.

Tip 3: Plan alle activiteiten in een contentkalender
De basis staat. Alle communicatie kan nu gepland worden. Maak een kalender per week waarbij je alle activiteiten (online en offline) in kaart brengt. Deze kun je vervolgens terug plannen naar specifieke posts per kanaal. Begin bij de dag van het event en plan terug naar de startdatum waarin je activiteiten opstart.

Waarom een content kalender? Je creëert een duidelijk overzicht van alle activiteiten waardoor je inzichtelijk hebt of alle relevante zaken gecommuniceerd worden, de content mix bewaakt wordt en je kunt gericht plannen. De content creatie kan op tijd starten waardoor veelal 80% van de content al voorzien kan worden. Geeft jou en het team ruimte om in te spelen op adhoc zaken. Zorg bij je planning voor een logische opeenvolging van berichten. Bouw de spanning op, zorg voor een goede mix en…maak op tijd een event aan op bijvoorbeeld Facebook.

Tip 4: Samen
Je organiseert een event nooit alleen. Er zijn altijd partijen waar je mee samenwerkt en die hun steentje bijdragen aan het succes. Connect op social met je partners/merken/sponsoren en deel elkaars posts.

Techorama tweet
Dit kun je van tevoren afstemmen en afspreken en zelf meenemen in je sponsordeal. Deze content kun je ook in de content kalender zetten.

Tip 5: Workflow
Bedenk van tevoren de workflow. Wie gaat posten, wie volgt op? Maak een roulatiesysteem, zeker tijdens het event. Zorg er ook voor dat iedereen een duidelijke rol en verantwoordelijkheid heeft. Wie neemt de foto’s? Hoe worden ze aangeleverd? Aan wie? Wie post er vervolgens? Zorg voor een draaiboek dat concreet is en to-the-point.

Conclusie
Plannen, plannen, plannen. Wanneer je goed plant, overzie je alle activiteiten, kun je vooraf al anticiperen op bepaalde zaken/scenario’s, kun je je team en stakeholders gericht briefen en alles goed voorbereiden.

Meer weten over event marketing via Social Media of eventmarketing in het algemeen? Neem gerust contact op of spring even binnen bij ons op kantoor. We maken graag tijd voor je.