Is jouw bedrijf al vakantieproof?

29 jun 2017

Zaterdag start de zomervakantie en gaan veel medewerkers een aantal weken op vakantie. Ben jij goed voorbereid? Voorkom radiostilte online door afwezigheid van medewerkers. Net voordat de vakantie van start gaat, delen we graag een checklist met je.

1. Zijn de werkzaamheden geïnventariseerd en is er een back-up plan?
Laat de medewerkers de taken en werkzaamheden die opgepakt moeten worden gedurende hun afwezigheid zelf in kaart brengen. Op basis daarvan kan gekeken worden wie de taken kan overnemen gedurende het verlof.

2. Staan de Social Media posts ingepland?
Er bestaan diverse tools om Social Media posts vooraf te plannen, maak er gebruik van! Voorafgaand aan de vakantie van de verantwoordelijke kan de content creatie van de posts worden voorzien. De posts kunnen vervolgens worden ingepland via de tools en worden automatisch gepubliceerd op de ingegeven datum. Is er een back-up voorzien voor de Social Media verantwoordelijke? Dan is er niks aan de hand natuurlijk.

3. Laat e-mailadressen tijdelijk redirecten
Vaak zijn er in de tools zoals Google Analytics, Google Adwords, Google Tag Manager, Content Management Systemen, etc, alerts ingesteld. Deze alerts ontvangt normaliter de e-commerce verantwoordelijke/ online marketeer, die dus op reis is blijven deze berichten hangen. Door het tijdelijk redirecten van het mailadres kunnen deze alerts opgevangen worden en kan er tijdig actie worden ondernomen door de persoon die back-up is.

4. Heel belangrijk: permanente bezetting op webdevelopment!
Dit zijn veelal niet de grootste teams en vaak de lastigste qua back-up, maar o zo belangrijk! Sites die down gaan, functionaliteiten die ineens niet meer werken, campagnes die niet gelanceerd kunnen worden… en een onbereikbare webdeveloper. Dat wil je niet meemaken! Kan een webdevelopment eigenlijk geen vakantie nemen in een bepaalde periode? Maak het bespreekbaar en neem het op in het arbeidscontract.

5. Communicatie
Het blijft heel cliché en voor de hand liggend, in de praktijk gaat het echter toch nog vaak fout: communiceer de vakanties tijdig intern en extern. Manage de verwachtingen van de klanten tijdens de vakantie. Hang voor het team een bord op waar iedereen duidelijk kan zien wie wanneer op vakantie is (en misschien ook leuk om te vermelden waarheen ;-)) en wie de back-up is. Zodanig dat iedereen duidelijk weet bij wie ze terecht kunnen voor bepaalde activiteiten. De personen die klantcontacten hebben dienen hun verlof en back-up tijdig aan te kondigen.

Een laatste tip voor zaakvoerders en teamleiders: plan met iedere medewerker een meeting in de week voordat ze met verlof gaan. Ga nog even kort door alle taken en werkzaamheden die opgepakt moeten worden om zo de overdracht zo smooth mogelijk te laten verlopen en ervoor te zorgen dat je bedrijf helemaal ‘vakantie-proof’ is.