Techorama

13 jun 2017

Techorama, het grootste tech-evenement van België, vond plaats op 22, 23 24 mei 2017 in Kinepolis Antwerpen. Het event dat al voor de vierde keer werd georganiseerd, richt zich voornamelijk op developers, IT-professionals, Microsoft System Engineers, data- en SharePoint professionals.
Internationale en nationale sprekers, waaronder kleppers als Scott Guthrie, Donovan Brown en Tim Huckaby zorgden voor een interessant en leerrijk programma dat door talloze (inter)nationale bezoekers smakelijk werd geconsumeerd. Ondanks het programma geënt is op internationale bezoekers en de conferentie internationaal is, willen de founders van Techorama toch het Belgische karakter, de intieme sfeer en de persoonlijke touch van het event waarborgen. Dit werd onder andere gedaan door typisch Belgische activiteiten te organiseren zoals een wafelenbak.

Techorama koos voor Talking Heads als partner om de online strategie uit te tekenen en Social Media takeover van de conferentie te verzorgen. Talking Heads nam enthousiast en vastberaden deze taak op haar ervaren schouders en zorgde voor de uitrol en vertegenwoordiging op Social Media. Techorama en Talking Heads gingen hand in hand voor een succesverhaal, zowel offline als online. Het doel van deze samenwerking was meerledig:

Allereest werd er een uitgemeten strategie uitgetekend waar werd gekozen voor relevante kanalen in te zetten met het correcte budget om zo de juiste inschrijvers aan te trekken voor de conferentie.
Vervolgens werd een content plan voorzien waarin staat beschreven naar wie, hoe, met welke mix aan kanalen en met welke berichtgeving er online gecommuniceerd wordt.

Techorama en Talking Heads doorliepen samen een heel Social Media project die opgedeeld werd in drie fases:

1. Fase 1: Voorafgaand aan de conferentie
2. Fase 2: Tijdens de conferentie
3. Fase 3: Na de conferentie

Fase 1: Een goed voorbereid event, is er twee waard

In de eerste fase begonnen we met de doelgroep van de conferentie perfect in kaart te brengen. Hierna formuleerden we onze doelen en vertaalden we deze in een uitgemeten strategie. Tijdens het bepalen van deze doelen was het belangrijk te weten WAT Techorama juist wou bereiken met het inzetten van Social Media. Om vervolgens een uitgekiemde strategie uit te tekenen HOE we de gestelde doelen zouden bereiken.

Bij de gestelde doelen en strategie hoorde een specifieke content mix op maat van Techorama.Een content mix houdt in dat er gekeken wordt welke soort content topics naast interessant ook zeker relevant kunnen zijn om te delen via Social Media. Daarnaast werden er ook afspraken gemaakt over de communicatiestijl en de tone-of-voice die gehanteerd dient te worden op de kanalen. Dit met de reden om de continuïteit tijdens het social media project te bewaren en te garanderen.

Nadat de activiteiten werden beschreven en vastgelegd in een draaiboek, werden deze vervolgens vertaald in een content kalender. In de content kalender staan alle activiteiten (offline/online) en campagnes gepland. De gehele content mix kwam op die manier op een gedegen en goed doordachte wijze aan bod. Geen enkele relevante informatie werd op deze manier over het hoofd gezien. Hierna werden de doelen en strategie in een content kalender uitgewerkt naar concrete posts in een logische opeenvolging. Zo werd er een duidelijk, onderbouwd en logisch verhaal verteld. Eens de content kalender compleet was konden de posts op Social Media concreet worden ingepland.

Fase 2: Het moment van de waarheid

Het grootste deel van de content op Social Media werd voorbereid. Dit zorgde voor rust en overzicht tijdens het event zelf. Community management is immers niet enkel het plaatsen van posts en berichten die in de content kalender staan gepland. Monitoring en webcare zijn een cruciaal onderdeel van het takenpaket van de community manager. Daarom zorgde deze welgekomen rust voor het nodige overzicht tijdens de conferentie. Techorama en Talking Heads kwamen overeen dat de content tijdens het event aangeleverd werd op vaste tijdsblokken. Goede afspraken maken goede vrienden en zo geschiedde. Tijdens het event monitorde en voedde Talking Heads de Social Media kanalen van Techorama. Het team van Techorama ontfermde zich over haar Twitter-kanaal om snel, direct en to-the-point te communiceren.

Fase 3: Uitrol na de conferentie

Het Social Media project was nog niet afgelopen wanneer de laatste keynote spreker zijn publiek had bedankt. Neen hoor, op Social Media gingen we nog even door. Zo verzorgden we ook het slot van het event, bedankten we de aanwezigen én zorgden we er bovendien voor dat iedere vraag na het event werd beantwoord.

Heb je toevallig nog niets te doen op 7, 8 en 9 mei 2018 en hou je van alles wat te maken heeft met tech? Omcirkel dan deze data in jouw agenda. Talking Heads is vandaag al begonnen met de voorbereidingen om Techorama op social media nog beter te laten scoren!

Wil je ook zoiets voor jouw event? Kom dan gezellig met ons een heerlijk bakje koffie drinken, onze glimlach krijg je er gratis bij! Let’s start our story today! 😉